Whistleblower-Richtlinie

Ikonic Technology Ltd: Whistleblower-Richtlinie und -verfahren

1.0 Hintergrund

Ikonic hat die Pflicht, seine Angelegenheiten verantwortungsvoll und transparent zu führen und sowohl die Anforderungen des Personals als auch die allgemeinen gesellschaftlichen Erwartungen zu berücksichtigen, die in Gesetz und englischem Recht festgelegt sind.

Der Ikonic Board legt sieben Prinzipien seines Verhaltens fest (Selbstlosigkeit, Integrität, Objektivität, Verantwortlichkeit, Offenheit, Ehrlichkeit und Führung), von denen er glaubt, dass sie für alle gelten sollten. Die sieben Verhaltensprinzipien bilden die Grundlage der Arbeit Ikonic. Von den Mitarbeitern wird erwartet, dass sie die Bedeutung der Prinzipien anerkennen und sie jederzeit einhalten.

Die Whistleblowing-Richtlinie basiert auf einem Gesetz und beinhaltet, unter bestimmten Umständen ein besorgniserregendes Thema anzusprechen, wie in Abschnitt 2 unten beschrieben.

2.0 Zweck

Der Zweck der Ikonic Whistleblowing Policy (manchmal auch bekannt als ‘Offenlegung im öffentlichen Interesse’ oder ‘Public Interest Disclosure Policy’) ist es, allen bei Ikonic beschäftigten Mitarbeitern – also Vertragsmitarbeiter und Personen mit Berufsausbildung (Berufserfahrung, Auszubildende, Praktikanten) – dabei zu helfen, das Verfahren zu verstehen, durch das sie eine Offenlegung machen können, und vor allem Ikonics Engagement für die Bewältigung eines Themas zu demonstrieren. Die Whistleblowing-Richtlinie gilt auch für Arbeitnehmer wie Auftragnehmer und Agenturangestellte, die in den Verweisen in der gesamten Leitlinie aufgeführt sind.

Whistleblowing ist der Prozess, bei dem eine Person in einer Organisation Bedenken hinsichtlich möglichen unethischen oder illegalen Verhaltens, Fehlverhaltens oder Fehlverhaltens, Betrugs, Kriminalität oder anderen ernsthaften Risiken äußert, die das Personal, die Öffentlichkeit oder den Ruf von Ikonic selbst gefährden könnten. Es bietet auch eine geeignete Methode, um eine Beschwerde untersuchen zu lassen. Im Wesentlichen bedeutet Whistleblowing, Bedenken hinsichtlich einer Gefahr oder eines Risikos zu äußern, damit diese untersucht werden kann.

Diese Richtlinie wurde gemäß dem Public Interest Disclosure Act 1998 entwickelt, wie durch das Enterprise and Regulatory Reform Act 2013 geändert.

3.0 Definition einer qualifizierten Offenlegung

Eine “qualifizierte Offenlegung” bezeichnet jede Offenlegung von Informationen, bei denen eine Person vernünftigerweise glaubt (und es im öffentlichen Interesse liegt, zu berichten), dass eines oder mehrere der folgenden Angelegenheiten entweder stattfinden, stattgefunden haben oder voraussichtlich in Zukunft eintreten werden:

• Eine Straftat, z. B. Gewalt oder Beschädigung,
• Ein Justizirrtum – (ein Versagen eines Gerichts oder Justizsystems, die Ziele der Justiz zu erreichen, insbesondere eines, das zur Verurteilung einer unschuldigen Person führt).
• Ein Gesetz, das ein Risiko für Gesundheit und Sicherheit schafft, z. B. beschädigte Ausrüstung nicht meldet.
• Eine Maßnahme, die Umweltschäden verursacht, z. B. unsichere Entsorgung von giftigen Abfällen, verursacht
• Ein Verstoß gegen jede andere rechtliche Verpflichtung; z. B. Gesetzesverletzung
• Verschleierung eines der oben genannten

Es ist nicht notwendig, dass die Person einen Nachweis hat, dass eine solche Handlung begangen wurde, begangen wurde oder wahrscheinlich begangen wird – ein vernünftiger Glaube ist ausreichend. Die Person trägt keine Verantwortung für die Untersuchung – es ist Ikonics Verantwortung, sicherzustellen, dass eine Untersuchung stattfindet.

Vorwürfe von Ungerechtigkeit oder Diskriminierung sollten über das Staff Grievance Procedure verfolgt werden.

Bitte beachten Sie die Finanzvorschriften für Angelegenheiten, die Unregelmäßigkeiten beinhalten oder als solche vermutet werden, einschließlich Betrug, Bestechung, Korruption oder sonstigen Unregelmäßigkeiten.

4.0 Leitprinzipien

Jeder sollte sich der Bedeutung bewusst sein, Fehlverhalten am Arbeitsplatz zu verhindern und zu beseitigen. Personen sollten auf illegales oder unethisches Verhalten achten und alles in dieser Art melden, von dem sie erfahren.

Jede Angelegenheit, die nach dieser Richtlinie angesprochen wird, wird gründlich, zügig und vertraulich untersucht und der Person, die das Thema angesprochen hat, ein angemessener Bericht über das Ergebnis der Untersuchung vorgelegt.

Niemand wird Opfer gemacht, wenn er eine Angelegenheit nach diesem Verfahren anspricht. Das bedeutet, dass die fortgesetzte Beschäftigung und die Möglichkeiten zur zukünftigen Beförderung oder Ausbildung der Person nicht beeinträchtigt werden, weil sie eine berechtigte Sorge geäußert hat.

Eine böswillige falsche Anschuldigung aufzustellen ist eine disziplinarische Straftat.

Eine Anweisung, Fehlverhalten zu vertuschen, ist selbst eine disziplinarische Straftat. Wenn man von einer Person in Führungsebene wie einem Manager angewiesen wird, keine Anliegen anzusprechen oder zu verfolgen, sollte man nicht zustimmen, zu schweigen. Sie sollten die Angelegenheit weiter ihrem leitenden Vorgesetzten melden.

Eine Person kann eine qualifizierte Offenlegung direkt an ihren Arbeitgeber oder an eine zuständige Behörde (Person oder Stelle) machen und hat Anspruch auf Schutz nach der Gesetzgebung, sofern sie vernünftigerweise davon ausgeht, dass die offengelegten Informationen und etwaige darin enthaltene Behauptungen im Wesentlichen wahr sind und es angemessen ist, die Offenlegung zu machen.

5.0 Verfahren zur Offenlegung

5.1 Vorwürfe von Fehlverhalten, einschließlich Bedenken hinsichtlich Missbrauchs von Ikonics Vermögenswerten oder Ressourcen, sollten normalerweise dem Geschäftsführer vorgetragen werden. Wenn es einen prima facie Hinweis auf Kunstfehler gibt, leitet der leitende Direktor eine Untersuchung der Angelegenheit ein (normalerweise vom Direktor durchgeführt) und erstellt einen Bericht.

5.2 Wenn der Vorwurf den Geschäftsführer betrifft, sollte der Vorwurf an einen Großaktionär gerichtet werden.

5.3 Nach Erhalt des Berichts kann der Geschäftsführer:

Keine weiteren Maßnahmen zu ergreifen, außer den Offenbaren zu informieren und, soweit es vernünftigerweise möglich ist, die Gründe für die Entscheidung darzulegen; oder 2) die Angelegenheit im Falle mutmaßlicher Straftaten an die Polizei weiterleiten; oder 3) die Angelegenheit innerhalb der bestehenden Ikonic-Verfahren, wie dem Disziplinarverfahren des Personals, zur Handlung zu verweisen.

In allen Fällen wird der Bericht der Untersuchung auch vom Board geprüft, der feststellt, ob angemessene Maßnahmen ergriffen wurden und ob Änderungen an den Ikonic-Richtlinien, -verfahren oder -kontrollen erforderlich sind.

5.4 Kann ein Vorwurf oder eine Beschwerde aus irgendeinem Grund nicht zufriedenstellend geprüft und durch diese Verfahren behandelt werden, trägt das Board die endgültige Verantwortung für die Bestimmung eines alternativen Ansatzes, der den Geist des Verfahrens bewahrt. Dies kann zum Beispiel die Einholung externer Beratung oder ein Schiedsverfahren umfassen.

5.5 Ikonic ermutigt Mitarbeiter, die erhebliche Bedenken haben, diese intern durch die entsprechenden Verfahren zu äußern. Sie verpflichtet sich, umgehend und sensibel zu handeln, um solche Vorwürfe zu untersuchen und alle notwendigen Korrekturmaßnahmen zu ergreifen.

5.6 Ein Jahresbericht wird dem Vorstand über die nach diesem Verfahren gemachten Offenlegungen vorgelegt.

5.7 Wenn die Person nach Abschluss der Angelegenheit vernünftigerweise glaubt, dass die angemessene Maßnahme nicht ergriffen wurde oder es für nicht angemessen hält, ihre Bedenken mit den oben genannten Personen zu besprechen, sollte sie die Angelegenheit der zuständigen Behörde melden. Die Gesetzgebung legt eine Reihe von Gremien fest, an die qualifizierte Offenlegungen gemacht werden können.

Dazu gehören:

• HM Revenue & Customs;
• die Finanzdienstleistungsbehörde;
• das Amt für fairen Handel;
• der Gesundheits- und Sicherheitsausschuss;
• der Umweltbehörde;
• der Direktor der Staatsanwaltschaft; und
• das Amt für schwere Betrugsfälle.

6.0 Vertraulichkeit

6.1 Ikonic ermutigt Mitarbeitende und Studierende mit erheblichen Bedenken, diese intern mit diesen Verfahren anzusprechen. Ikonic wird alle solchen Offenlegungen vertraulich und sensibel behandeln. Dieses Whistleblowing-Verfahren ermutigt Einzelpersonen, ihren Namen unter alle Offenlegungen zu setzen, die sie machen.

6.2 Die Identität der Person, die den Vorwurf erhoben hat, kann vertraulich gehalten werden, solange sie keine Untersuchung behindert oder behindert. Allerdings kann der Untersuchungsprozess die Quelle der Informationen offenlegen, und die Person, die die Offenlegung macht, muss möglicherweise eine Aussage als Teil der erforderlichen Beweise abgeben. Anonym geäußerte Bedenken sind deutlich weniger kraftvoll, werden aber nach Ermessen von Ikonic geprüft.

Bei der Ausübung dieses Ermessens sind folgende Faktoren zu berücksichtigen:

• die Ernsthaftigkeit der angesprochenen Themen;
• die Glaubwürdigkeit des Anliegens; und
• die Wahrscheinlichkeit, die Behauptung aus zurechenbaren Quellen zu bestätigen.

6.3 Wenn eine Person eine Behauptung aufstellt, die im öffentlichen Interesse liegt und durch spätere Untersuchungen nicht bestätigt wird, wird gegen diese Person keine Maßnahme ergriffen. Wenn jedoch eine Person böswillige oder lästige Behauptungen erhebt, und insbesondere wenn sie diese weiterhin aufstellt, können disziplinarische Maßnahmen gegen die betroffene Person ergriffen werden.

6.4 Vorausgesetzt, die Vorwürfe wurden – intern oder extern – rechtmäßig, ohne Bosheit und im öffentlichen Interesse erhoben, wird Ikonic versuchen, sicherzustellen, dass die Position des Beschwerdeführers in Ikonic – als Mitarbeiter – durch die Erhebung des Vorwurfs nicht benachteiligt wird.

Ikonic wird jedoch Maßnahmen ergreifen, um sich selbst und seine Mitglieder gegen verleumderische Aussagen oder Handlungen jeder Einzelperson oder Gruppe zu schützen und angemessene Entschädigungen zu suchen.

7.0 Schutz

7.1 Ikonic ermutigt Einzelpersonen, ihre Bedenken zunächst unter diesem Verfahren zu äußern. Wenn eine Person unsicher ist, ob sie ein Anliegen ansprechen soll, kann sie das Thema mit ihrem Vorgesetzten oder einem Direktor besprechen.

Bitte beachten Sie, dass:

• Das Personal muss davon ausgehen, dass die Offenlegung von Informationen im öffentlichen Interesse liegt.
• Das Personal muss daran glauben, dass es im Wesentlichen wahr ist.
• Mitarbeiter dürfen nicht böswillig handeln oder falsche Anschuldigungen erheben.
• Das Personal darf keinen persönlichen Gewinn anstreben.

7.2 Eine Person, die eine solche geschützte Offenlegung macht, hat das Recht, nicht entlassen, sonst nicht nachteilig oder benachteiligt zu werden, weil sie eine Offenlegung gemacht hat.

7.3 Jede Viktimisierung einer Person wegen einer qualifizierten Offenlegung wäre eine disziplinarische Tat. Wenn Fehlverhalten infolge einer Untersuchung nach diesem Verfahren festgestellt wird, kann Ikonics Disziplinarverfahren zusätzlich zu geeigneten externen Maßnahmen angewendet werden.

Diese Richtlinie wird jährlich überprüft

Chris Perry, Geschäftsführer: Ikonic Technology Ltd

Rezensiert vom Regisseur (Chris Perry): Jan 2026